Une fois qu’un numéro de téléphone de poste spécial « Accès à distance à la messagerie vocale » est configuré, les membres de l’équipe peuvent appeler le numéro d’accès à distance, entrer leur poste, puis entrer leur mot de passe ou NIP de messagerie vocale pour écouter leurs messages ou gérer leurs paramètres de messagerie vocale.
Notes et exigences
- Vous devez être connecté avec des autorisations d’administrateur.
- Un numéro de téléphone doit être disponible pour être assigné comme numéro d’accès à distance à la messagerie vocale de l’entreprise.
- L’accès à distance à la messagerie vocale peut être utilisé pour la messagerie vocale des membres de l’équipe et la messagerie vocale des services.
- L’accès à distance doit être activé pour chaque boîte vocale avant que celle-ci puisse être consultée à distance.
- Les membres de l’équipe doivent connaître leur mot de passe ou NIP de messagerie vocale pour accéder à leur messagerie vocale à partir d’un téléphone externe.
Configurer un numéro d’accès à distance à la messagerie vocale
Vous devez être un utilisateur administrateur pour créer un poste spécial pour l’accès à distance à la messagerie vocale.
- Accédez au portail Sync Settings pour ouvrir la page Special Extensions.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur l’icône Company.
- Cliquez sur Special Extensions.
- Cliquez sur Add Special Extension.
- Dans le champ Name, entrez un nom pour le numéro d’accès à distance à la messagerie vocale.
- Dans le menu déroulant Type, sélectionnez Remote Access Voicemail.
- Sélectionnez le Phone Number que les membres de l’équipe devront appeler pour accéder à la messagerie vocale à distance.
- Cliquez sur Add.
Note sur le numéro d’accès à distance
Le numéro d’accès à distance à la messagerie vocale permet aux membres de l’équipe d’accéder à la messagerie vocale en entrant un numéro de poste. Vous pouvez assigner plus d’un numéro de téléphone pour l’accès à distance à la messagerie vocale si votre organisation a besoin de numéros d’accès locaux supplémentaires.
Activer l’accès à distance pour une boîte vocale
La création du numéro d’accès à distance à la messagerie vocale de l’entreprise n’active pas automatiquement l’accès à distance pour toutes les boîtes vocales. L’accès à distance doit être activé pour chaque boîte vocale qui doit être consultée à distance.
Les membres de l’équipe peuvent activer l’accès à distance à partir du menu téléphonique de leur messagerie vocale.
- Accédez à la boîte vocale à partir d’un téléphone de bureau ou en composant le *95.
- Dans le menu principal, appuyez sur 4 pour accéder aux paramètres de messagerie vocale.
- Dans les paramètres de messagerie vocale, appuyez sur 2 pour accéder aux options d’administration.
- Appuyez sur 4 pour accéder à l’accès à distance.
- Appuyez sur 1 pour activer l’accès à distance.
Note sur le mot de passe de messagerie vocale
Les membres de l’équipe doivent entrer leur mot de passe ou NIP de messagerie vocale lorsqu’ils accèdent à leur messagerie vocale à distance. Si un membre de l’équipe ne connaît pas son mot de passe ou NIP de messagerie vocale, il peut le mettre à jour à partir de Profile Settings > Voicemail dans l’application de bureau ou de navigateur Sync.
Comment les membres de l’équipe accèdent à leur messagerie vocale à distance
Une fois le numéro d’accès à distance configuré et l’accès à distance activé pour la boîte vocale, les membres de l’équipe peuvent accéder à leur messagerie vocale à partir d’un téléphone externe.
- Appelez le numéro d’accès à distance à la messagerie vocale de l’entreprise.
- Lorsque vous y êtes invité, entrez le numéro de poste de la boîte vocale.
- Appuyez sur #.
- Entrez le mot de passe ou NIP de messagerie vocale.
- Appuyez sur #.
- Suivez les messages-guides de la messagerie vocale pour écouter les messages ou gérer les paramètres de la boîte vocale.
Note de sécurité
L’appelant dispose d’un nombre limité de tentatives pour entrer le bon mot de passe ou NIP de messagerie vocale. Après un trop grand nombre de tentatives échouées, le système met fin à l’appel.
Référence du clavier pour l’accès à distance
Utilisez le tableau ci-dessous pour consulter le chemin de clavier permettant de configurer et d’utiliser l’accès à distance à la messagerie vocale.
| Tâche | Chemin de clavier |
|---|---|
| Activer l’accès à distance pour une boîte vocale | Menu principal : 4 > Options d’administration : 2 > Accès à distance : 4 > Activer : 1 |
| Accéder à la messagerie vocale au moyen du numéro d’accès à distance de l’entreprise | Appeler le numéro d’accès à distance > Entrer le poste > Appuyer sur # > Entrer le NIP > Appuyer sur # |
| Écouter les messages vocaux | Menu principal : 1 |
| Se connecter à une autre boîte vocale | Menu principal : 7 |
Conseils et dépannage
| Problème | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Les membres de l’équipe ne peuvent pas accéder à la messagerie vocale au moyen du numéro d’accès à distance de l’entreprise. | Confirmez que le poste spécial a été créé avec le type Remote Access Voicemail et que le bon numéro de téléphone a été assigné. |
| Un membre de l’équipe entend que l’accès à distance est désactivé. | Confirmez que l’accès à distance est activé pour la boîte vocale de ce membre de l’équipe. |
| Le mot de passe ou NIP de messagerie vocale n’est pas accepté. | Demandez au membre de l’équipe de confirmer ou de mettre à jour son mot de passe ou NIP de messagerie vocale à partir de Profile Settings > Voicemail. |
| Une boîte vocale de service ne peut pas être consultée à distance. | Confirmez que l’accès à distance est activé pour la boîte vocale du service et que l’appelant entre le bon poste. |
| Les membres de l’équipe ne savent pas comment utiliser le numéro d’accès à distance. | Partagez le numéro d’accès à distance, le poste qu’ils doivent entrer et l’article Accéder à votre boîte vocale à distance. |